Deine Aufgaben

Du übernimmst schrittweise die Verantwortung für die kaufmännische Steuerung unserer Kanzleiprozesse. Dazu gehören die Sicherstellung einer zeitnahen und vollständigen Rechnungsstellung, die verbindliche Nachverfolgung offener Aufträge und Leistungen sowie die Weiterentwicklung von Honorarkalkulation, Auswertungen und Kapazitätsplanung. Perspektivisch übernimmst Du die übergreifende Verantwortung für diesen Bereich, koordinierst die beteiligten Mitarbeiter und berichtest direkt an die Kanzleileitung.

Rechnungsstellung und Auftragsnachverfolgung – Dein Schwerpunkt

• Du sorgst dafür, dass unsere Leistungen vollständig und zeitnah abgerechnet werden
• Du überwachst den gesamten Prozess von der Zeiterfassung über die Auftragsbearbeitung bis zur Rechnungsstellung
• Du kontrollierst regelmäßig offene Zeiten, nicht abgeschlossene Aufträge und noch nicht abgerechnete Leistungen
• Du sprichst fehlende Zeiterfassungen und überfällige Abrechnungen aktiv bei den zuständigen Mitarbeitern und Teamleitungen an
• Du verfolgst offene Punkte verbindlich nach und eskalierst Verzögerungen, wenn notwendige Rückmeldungen oder Entscheidungen ausbleiben
• Du erstellst Rechnungen auf Basis der erbrachten Leistungen und vereinbarten Honorare, soweit dies im jeweiligen Abrechnungsprozess erforderlich ist
• Du erkennst Störungen im Rechnungsstellungsprozess, klärst deren Ursachen und sorgst für nachhaltige Verbesserungen
• Du entwickelst transparente Übersichten, damit jederzeit erkennbar ist, welche Aufträge offen, abrechnungsbereit oder überfällig sind

Honorarkalkulation und Mandatsrentabilität

• Du kalkulierst und überprüfst Honorare für laufende und neue Mandate sowie einzelne Beratungsaufträge
• Du analysierst das Verhältnis von vereinbarten Honoraren, tatsächlichem Zeitaufwand und internen Stundensätzen
• Du ermittelst effektive Stundensätze und identifizierst Unterkalkulationen sowie wirtschaftlich auffällige Mandate
• Du vergleichst kalkulierte und tatsächliche Aufwände und bereitest Nachkalkulationen vor
• Du unterstützt die Kanzleileitung und Teamleitungen bei Honoraranpassungen und der Weiterentwicklung von Kalkulationsmodellen
• Du analysierst die Leistungsverrechnung und prüfst, ob erbrachte Leistungen vollständig und korrekt abgerechnet werden

Auswertungen und Kanzleicontrolling

• Du optimierst unsere bestehenden Auswertungen und führst bislang getrennte Informationen und Kennzahlen sinnvoll zusammen
• Du entwickelst aussagekräftige Reports zur Rechnungsstellung, zu offenen Aufträgen, nicht abgerechneten Leistungen, effektiven Stundensätzen und Mandatsrentabilität.
• Du erkennst Auffälligkeiten und Abweichungen, gehst deren Ursachen nach und leitest konkrete Handlungsempfehlungen ab
• Du schaffst eine belastbare Datengrundlage für die wirtschaftliche Steuerung unserer Kanzlei
• Du entwickelst unsere Controllingprozesse gemeinsam mit der Kanzleileitung und den Teamleitungen kontinuierlich weiter.

Auslastungs- und Kapazitätsplanung

• Du analysierst die Auslastung unserer Mitarbeiter, Teams und fachlichen Bereiche
• Du stellst verfügbare Kapazitäten den geplanten Aufträgen, Fristen und erwarteten Arbeitsbelastungen gegenüber
• Du erkennst frühzeitig Kapazitätsengpässe, Überlastungen und ungenutzte Ressourcen
• Du unterstützt die Teamleitungen bei der vorausschauenden Personal- und Einsatzplanung
• Du berücksichtigst saisonale Spitzen und wiederkehrende Arbeiten bei der Kapazitätsplanung